Scheid de vraag van de stukken
Begin met het materiaal ‘Omzetverdeling per klantgroep met geanonimiseerde herkomst’. Schrijf er de herkomst, de beschikbare versie en de datum van de beslissing naast. Als een onderdeel alleen mondeling bekend is, vermeld je wie het kan bevestigen. Zo ontstaat een bruikbaar onderscheid tussen iets dat al in het dossier staat en een verwachting die nog besproken moet worden.
Het werkproduct voor deze stap is ‘Vraag hoe een relatie aan een medewerker is gekoppeld’. Zet daarin één open punt apart. In deze casus is dat ‘Welke invloed heeft de tweede conditie op de beslissing?’. Schrijf bij het punt wat je nog nodig hebt om erover te beslissen. Een bron, concrete waarneming of aangewezen verantwoordelijke maakt de vervolgstap beter uitvoerbaar dan een algemene afspraak om later opnieuw te kijken.
De twee condities in het werkblad
Alle bekende relaties meegenomen volgens de eerste opgave komt uit op 34 procent van de omzet in de oefenperiode. Bij na aantoonbare tweede contactpersonen in het team staat 21 procent van de omzet in de oefenperiode. Het verschil bedraagt 13 procent van de omzet in de oefenperiode in neerwaartse richting. Bij het inventariseren helpt dit paar om te controleren of ‘Omzetverdeling per klantgroep met geanonimiseerde herkomst’ wel beide condities beschrijft. Ontbreekt één kant, dan hoort die beperking in ‘Vraag hoe een relatie aan een medewerker is gekoppeld’.
Open voor de inventarisatie een werkregel met als opschrift «Vraag hoe een relatie aan een medewerker is gekoppeld». Registreer bij «Alle bekende relaties meegenomen volgens de eerste opgave» de waarde 34 procent van de omzet in de oefenperiode. Registreer 21 procent van de omzet in de oefenperiode op een afzonderlijke regel voor «Na aantoonbare tweede contactpersonen in het team». Zet naast beide de herkomst, datum en afbakening. Het bewijsstuk voor je eigen bewerking is Omzetverdeling per klantgroep met geanonimiseerde herkomst. Komt het benodigde gegeven alleen in een gesprek ter sprake, laat de aangewezen gesprekspartner het dan bevestigen voordat je de regel als gecontroleerd markeert. De bedragen of tellingen in deze oefening horen bij het gekozen voorbeeld.
Van uitwerking naar beslissing
Neem ‘Controleer herhaalbestellingen per klantgroep’ pas op nadat duidelijk is welke informatie daarvoor beschikbaar is. Gebruik je inventaris als overdracht. Zet bij ‘Vraag hoe een relatie aan een medewerker is gekoppeld’ de naam van de verantwoordelijke, de nog ontbrekende bron en het moment waarop je het punt opnieuw beoordeelt.
Vraag wie de informatie kan bevestigen vóór een vervolgstap in de koop. Houd de acties van koper en verkoper apart. Bij de vraag ‘Vraag hoe een relatie aan een medewerker is gekoppeld’ helpt het om één toetsbare zin te noteren over de vertrekkende eigenaar is ook de verkoper. Vermeld welke informatie je gebruikt en welke afspraak nog ontbreekt. Een collega kan dan zien welke vervolghandeling logisch is zonder de hele aanleiding opnieuw te reconstrueren.
