Scheid de vraag van de stukken
Begin met het materiaal ‘Procesplanning met beoordelaar, stukken, training en beslismoment’. Schrijf er de herkomst, de beschikbare versie en de datum van de beslissing naast. Als een onderdeel alleen mondeling bekend is, vermeld je wie het kan bevestigen. Zo ontstaat een bruikbaar onderscheid tussen iets dat al in het dossier staat en een verwachting die nog besproken moet worden.
Het werkproduct voor deze stap is ‘Vraag wie over toelating beslist’. Zet daarin één open punt apart. In deze casus is dat ‘Welke invloed heeft de tweede conditie op de beslissing?’. Schrijf bij het punt wat je nog nodig hebt om erover te beslissen. Een bron, concrete waarneming of aangewezen verantwoordelijke maakt de vervolgstap beter uitvoerbaar dan een algemene afspraak om later opnieuw te kijken.
De twee condities in het werkblad
Planning met complete informatie bij aanvang komt uit op 4 weken. Bij planning waarin aanvullende training moet worden ingepland staat 8 weken. Het verschil bedraagt 4 weken in opwaartse richting. Bij het inventariseren helpt dit paar om te controleren of ‘Procesplanning met beoordelaar, stukken, training en beslismoment’ wel beide condities beschrijft. Ontbreekt één kant, dan hoort die beperking in ‘Vraag wie over toelating beslist’.
Open voor de inventarisatie een werkregel met als opschrift «Vraag wie over toelating beslist». Registreer bij «Planning met complete informatie bij aanvang» de waarde 4 weken. Registreer 8 weken op een afzonderlijke regel voor «Planning waarin aanvullende training moet worden ingepland». Zet naast beide de herkomst, datum en afbakening. Het bewijsstuk voor je eigen bewerking is Procesplanning met beoordelaar, stukken, training en beslismoment. Komt het benodigde gegeven alleen in een gesprek ter sprake, laat de aangewezen gesprekspartner het dan bevestigen voordat je de regel als gecontroleerd markeert. De bedragen of tellingen in deze oefening horen bij het gekozen voorbeeld.
Van uitwerking naar beslissing
Neem ‘Leg de vereiste stukken naast het koopdossier’ pas op nadat duidelijk is welke informatie daarvoor beschikbaar is. Gebruik je inventaris als overdracht. Zet bij ‘Vraag wie over toelating beslist’ de naam van de verantwoordelijke, de nog ontbrekende bron en het moment waarop je het punt opnieuw beoordeelt.
Vraag wie de informatie kan bevestigen vóór een vervolgstap in de koop. Houd de acties van koper en verkoper apart. Bij de vraag ‘Vraag wie over toelating beslist’ helpt het om één toetsbare zin te noteren over toelating vergt tijd naast de kooponderhandeling. Vermeld welke informatie je gebruikt en welke afspraak nog ontbreekt. Een collega kan dan zien welke vervolghandeling logisch is zonder de hele aanleiding opnieuw te reconstrueren.
