Bereid het vervolggesprek voor
Neem ‘Proefkalender met betaaldata en taakverdeling’ mee naar het gesprek en kies vooraf wie de eerste vraag kan beantwoorden. Introduceer het punt met ‘Noteer welke beslissingen bij de eigenaar blijven’. Geef de ander ruimte om de uitgangspunten te corrigeren. Een bijgesteld gegeven hoort zichtbaar in de afspraak, zodat de volgende betrokkene dezelfde versie gebruikt.
Bereid twee mogelijke vervolgen voor. Bij ‘Neem eerst een meekijkperiode op kantoor op om de administratieve taken te leren’ is van belang wie het materiaal controleert. Bij ‘Onderzoek begeleiding door een boekhouder en reserveer eigen tijd om beslissingen te begrijpen’ wil je weten wanneer opnieuw overleg nodig is. Neem de onzekerheid ‘Welke invloed heeft de tweede conditie op de beslissing?’ in beide routes mee. Een afspraak over het antwoord is concreter als ook een bron, een eigenaar en een eerstvolgend beslismoment zijn genoemd.
De twee condities in het werkblad
Neem het verschil als concrete gespreksvraag mee. Volledig meegeroosterd op de winkelvloer komt uit op 3 uren. Bij een vaste administratieve ochtend vrijgemaakt staat 7 uren. Het verschil bedraagt 4 uren in opwaartse richting. Laat de gesprekspartner aanwijzen welk uitgangspunt hij of zij herkent, en welk gegeven eerst verduidelijking nodig heeft. Noteer een correctie als nieuwe informatie, met de naam van het stuk waaruit die blijkt.
Bereid voor «Noteer welke beslissingen bij de eigenaar blijven» één concrete vraag aan de gesprekspartner voor. Onder welke voorwaarde geldt «Volledig meegeroosterd op de winkelvloer», en wie kan uitleggen waarom bij «Een vaste administratieve ochtend vrijgemaakt» een waarde van 7 uren wordt gebruikt? Het bewijsstuk voor je eigen bewerking is Proefkalender met betaaldata en taakverdeling. Noteer bij Noteer welke beslissingen bij de eigenaar blijven wie het antwoord geeft en wanneer de bevestiging terugkomt. Lees de afspraak terug aan degene die het volgende werkstuk oplevert, zodat het oorspronkelijke voorbeeld en de eigen aantekening uit elkaar blijven. De bedragen of tellingen in deze oefening horen bij het gekozen voorbeeld.
Van uitwerking naar beslissing
Lees de afspraak aan het einde hardop terug. Is expliciet wie ‘Vraag de huidige eigenaar om een maandkalender’ uitvoert, welke informatie die persoon meekrijgt en wanneer een nieuw gesprek zinvol is? Voeg de afspraak toe aan ‘Noteer welke beslissingen bij de eigenaar blijven’ en leg een wijziging vast wanneer de bron of de situatie verandert.
Vraag wie de informatie kan bevestigen vóór een vervolgstap in de koop. Houd de acties van koper en verkoper apart. Bij de vraag ‘Noteer welke beslissingen bij de eigenaar blijven’ helpt het om één toetsbare zin te noteren over van filiaalmanager naar ondernemer. Vermeld welke informatie je gebruikt en welke afspraak nog ontbreekt. Een collega kan dan zien welke vervolghandeling logisch is zonder de hele aanleiding opnieuw te reconstrueren.
