Bereid het vervolggesprek voor
Neem ‘Toegangsmatrix met systeemeigenaar, autorisatieniveau en testmoment’ mee naar het gesprek en kies vooraf wie de eerste vraag kan beantwoorden. Introduceer het punt met ‘Noteer een contactpersoon voor het resterende systeem’. Geef de ander ruimte om de uitgangspunten te corrigeren. Een bijgesteld gegeven hoort zichtbaar in de afspraak, zodat de volgende betrokkene dezelfde versie gebruikt.
Bereid twee mogelijke vervolgen voor. Bij ‘Maak nieuwe accounts en test beperkte rollen vóór het afgesproken overdrachtsmoment’ is van belang wie het materiaal controleert. Bij ‘Plan ondersteuning tijdens de eerste openingsdienst als een leverancier pas op de overdrachtsdag mag activeren’ wil je weten wanneer opnieuw overleg nodig is. Neem de onzekerheid ‘Welke invloed heeft de tweede conditie op de beslissing?’ in beide routes mee. Een afspraak over het antwoord is concreter als ook een bron, een eigenaar en een eerstvolgend beslismoment zijn genoemd.
De twee condities in het werkblad
Neem het verschil als concrete gespreksvraag mee. Vóór contact met de twee leveranciers komt uit op 3 systemen op een lijst van 6. Bij na een geslaagde test van de nieuwe accounts staat 5 systemen op een lijst van 6. Het verschil bedraagt 2 systemen op een lijst van 6 in opwaartse richting. Laat de gesprekspartner aanwijzen welk uitgangspunt hij of zij herkent, en welk gegeven eerst verduidelijking nodig heeft. Noteer een correctie als nieuwe informatie, met de naam van het stuk waaruit die blijkt.
Bereid voor «Noteer een contactpersoon voor het resterende systeem» één concrete vraag aan de gesprekspartner voor. Onder welke voorwaarde geldt «Vóór contact met de twee leveranciers», en wie kan uitleggen waarom bij «Na een geslaagde test van de nieuwe accounts» een waarde van 5 systemen op een lijst van 6 wordt gebruikt? Het bewijsstuk voor je eigen bewerking is Toegangsmatrix met systeemeigenaar, autorisatieniveau en testmoment. Noteer bij Noteer een contactpersoon voor het resterende systeem wie het antwoord geeft en wanneer de bevestiging terugkomt. Lees de afspraak terug aan degene die het volgende werkstuk oplevert, zodat het oorspronkelijke voorbeeld en de eigen aantekening uit elkaar blijven. De bedragen of tellingen in deze oefening horen bij het gekozen voorbeeld.
Van uitwerking naar beslissing
Lees de afspraak aan het einde hardop terug. Is expliciet wie ‘Wijs per systeem een bevoegde eigenaar aan’ uitvoert, welke informatie die persoon meekrijgt en wanneer een nieuw gesprek zinvol is? Voeg de afspraak toe aan ‘Noteer een contactpersoon voor het resterende systeem’ en leg een wijziging vast wanneer de bron of de situatie verandert.
Vraag wie de informatie kan bevestigen vóór een vervolgstap in de koop. Houd de acties van koper en verkoper apart. Bij de vraag ‘Noteer een contactpersoon voor het resterende systeem’ helpt het om één toetsbare zin te noteren over de sleutel is over, de systeemtoegang nog niet. Vermeld welke informatie je gebruikt en welke afspraak nog ontbreekt. Een collega kan dan zien welke vervolghandeling logisch is zonder de hele aanleiding opnieuw te reconstrueren.
